پس از دریافت کارت بازرگانی لازم است که زمینه و حوزه فعالیت خود را در خصوص واردات کالا تعیین کنید. تعیین زمینه فعالیتی می تواند به چند صورت انجام شود، به عنوان مثال برخی تمایل دارند تنها با یک کشور خاص فعالیت داشته باشند و اما برخی دیگر ممکن است از با کشورهای مختلف ارتباط برقرار نموده و لذا کالاهای مختلفی را به کشور خود وارد نمایند.

همانطور که گفتیم برخی قوانین و بخشنامه ها براساس نیاز کشورها مرتبا در حال تغییر می باشند و لذا برای پیشبرد یک تجارت اقتصادی لازم است که یک واردکننده به صورت روزانه اخبار و اطلاعات مربوط به حوزه فعالیت خود را مطالعه کرده و اطلاعات خود را در این حوزه به روز رسانی کند.

ر این مرحله باید کشورهای مختلف را بررسی نموده و با مشتریان مختلف در کشورهای گوناگون وارد مذاکره شوید. در این مرحله لازم است که علاوه بر شناخت زبان کشور مورد نظر تا حدودی با قوانین و مقررات تجاری آن کشور نیز آشنا باشید.

پرفرما یا پیش‌فاکتور یکی از فرایندهای مهم مراحل واردات کالا محسوب می شود که بعدا از آن جهت ثبت سفارش نیز استفاده می‌شود. در واقع پیش‌فاکتور سندی است که توسط فروشنده برای خریدار ارسال شده و در آن در مورد مشخصات کامل کالا توضیح داده می شود.

در این مرحله واردکننده اقدام به تهیه ارز می نماید. تهیه ارز معمولا به چندین طرق مختلف صورت می‌گیرد و عموما دولت به برخی از کالاهای اساسی ارز ترجیحی یا ارز دولتی اختصاص می‌دهد تا بستر مناسبی برای انجام فرآیندهای واردات کالا ایجاد نماید.

حمل‌ و نقل کالاها همواره به روش ‌های گوناگونی از جمله روش های حمل‌ و نقل جاده‌ای، ریلی، هوایی و دریایی انجام می شود که باید بسته به مبدا کالا و توافق با فروشنده یکی از این روش ها را انتخاب کنید. فروشنده و خریدار انتخاب روش حمل ‌و نقل کالا را با استفاده از قواعد بین ‌المللی اینکوترمز انجام می‌دهند لذا لازم است که شخص وارد کننده با این قوانین به خوبی آشنا باشد.

پس از انجام مراحل فوق، کالای خریداری شده وارد گمرک می شود، اکنون لازم است که شخص با آگاهی از قوانین ترخیص کالا به گمرک مراجعه کرده و با ارائه استناد و مدارک مورد نیاز اقدام به ترخیص کالا از گمرک نماید.